Retour sur les échanges du mardi 23 mai 2023 lors du zébinaire sur la gouvernance partagée. Pourquoi et comment mettre en place une gouvernance partagée ? Comment inclure toutes les parties prenantes ? Quels sont les modèles et les fonctionnements possibles ?

 Définition de la gouvernance partagée : 

• Elle permet de mettre en œuvre de la coopération et des valeurs partagées
• Elle créé un sentiment d’appartenance valable à différentes échelles

Pourquoi la créer ? 

Pour casser le décalage possible entre le management et le terrain, malheureusement trop souvent existant. Pour créer un cap commun. C’est un atout dans les projets qui créé une synergie et un dynamisme de groupe. 

Cela permet de sortir de la logique en silos et de distribuer l’autorité, cela offre une autonomie au groupe et aux individus qui le constituent. 

Cela met les personnes impliquées dans une égalité des savoirs et permet le partage d’expériences. Des personnes généralement très éloignées les unes des autres constituent le comité de gouvernance partagée et cela casse la distance et permet les rencontres. 

C’est un vrai levier pour susciter l’adhésion autour d’un projet et participe ainsi au rayonnement de la structure. 

La gouvernance partagée ne signifie pas forcément absence de hiérarchie mais plutôt partage de l’information. 

Si la direction de la structure est toujours maître pour les décisions structurelles, la gouvernance partagée permet une autonomie plus large dans la prise de décision individuelle. Participe au rayonnement de la structure, puisque plus elle a d’ambassadeurs, plus elle est visible ! 

Dans quelle situation ? 

Il faut que la structure ait une volonté de mettre en place le système dans son ADN. Les rôles nécessaires à son fonctionnement peuvent être attribués à des personnes à l’intérieur de la structure et non l’inverse. 

Pour Yes We Camp, la structuration de l’association lors d’un accroissement fort des équipes a été l’occasion de mettre en place la gouvernance partagée, surtout dans un but de partage d’informations et de valeurs. Si la structuration a été difficile sur le moment, c’était une étape nécessaire. 

Deux ans ont été nécessaires à la mise en place d’une gouvernance partagée entre les trois associations qui ont porté le projet « Les Grands Voisins » (Aurore, Yes We Camp, Plateau Urbain). La différence s’est vraiment jouée le jour où le partage des bureaux et du budget ont été mis en place ainsi que les déjeuners communs ; tout ceci a permis aux personnes d’apprendre à se connaitre. Les autres parties prenantes ont ensuite intégré la gouvernance partagée du site lors des deux années suivantes. 

Pour Yes We Camp, la question qui s’est posée était notamment celle du partage de la décision stratégique alors que le risque n’était porté que par une structure. 

Gouvernance partagée et accessibilité

Il y a une vraie nécessité d’utiliser un langage commun. La mise en place d’une réelle gouvernance partagée nécessite du temps et de l’accompagnement. Les budgets, calendriers, la communication et l’accessibilité ne sont pas les mêmes. On peut par exemple utiliser le Facile à Lire et à Comprendre (FALC) comme outil commun, ce qui n’empêche pas d’utiliser des textes plus développés à d’autres occasions. Il faut se mettre au niveau du plus grand nombre qui peut ne pas comprendre et ne pas oser le dire, ce qui peut être vécu comme une violence, d’autant plus quand on porte des projets qui sont censés représenter le plus grand nombre. 

La mise en place d’une gouvernance partagée nécessite de se retrouver à un moment sans codes (exemple de l’Auberge Marseillaise). Un système mis en place peut être celui d’un noyau dur de travail sur un projet qui fait des allers-retours avec les personnes concernées par le projet pour partager les informations. Il est crucial de ne pas passer à côté de ces va-et-vient qui sont la garantie de la gouvernance partagée. 

Certaines personnes ont l’habitude d’être exclues et il n’est pas évident de leur faire prendre conscience de leur citoyenneté, il faut tout faire pour les convaincre que leur avis va être pris en compte et le prouver en mettant en place les décisions. 

La taille des groupes a une répercussion directe sur la capacité des personnes à s’approprier le projet, à prendre une place. Pour les personnes moins familières des dynamiques de projet, cette approche semble assez bien appropriée. À noter que le porte-à-porte sera parfois un bon moyen pour aller chercher telle personne, d’autres par des outils de réseautage numérique type Whatsapp ou Slack… Pour certaines personnes, il est nécessaire de trouver un binôme qui pourra aussi reformuler leurs idées, elles qui ne sont pas toujours à l’aise pour le faire. 

D’une manière générale, la structuration de la gouvernance partagée est mouvante ; elle s’organise différemment, que l’on soit 5, 30, ou 150… 

Limite de la gouvernance partagée et des questions d’accessibilité : certaines décisions doivent se prendre rapidement, mais toutes les personnes ne disposent pas des mêmes moyens pour s’exprimer (personnes malentendantes, difficulté de déplacements…) 

Une gouvernance partagée, c’est aussi partager des décisions très stratégiques propres à l’organisation ; mais cela va de pair avec partager les risques.

Exemple de la gouvernance partagée des Grands Voisins : 

Un cadre de référence commun via l’équipe de pilotage qui émet des comptes rendus à chaque réunion 

Trois comités ouverts à tous, ayant lieu tous les 15 jours et constitué en partie des membres du comité de pilotage pour représenter le cadre de référence.

Des cercles projets ou thématiques pour entreprendre hors du contrôle de l’équipe de pilotage

Un conseil des voisins mis en place tous les 2 mois ayant un caractère informatif. 

L’implication a lieu à l’échelle projet et la mobilisation physique reste irremplaçable dans le cadre citoyen. 

Sujet de frustrations ? 

La gouvernance partagée est une promesse très haute qui peut susciter de la frustration. C’est normal même si le processus part d’une bonne intention. Il faut en parler et créer des espaces propres à la gestion des tensions. Ces dernières sont quand même moins présentes que dans des gouvernances traditionnelles. L’important est également dans une co-organisation de définir quelle tâche incombe à qui. 

Exemples de décisions mises en place avec des processus de gouvernance partagée :

– évaluation entre pairs chez InSite 

– différenciation des salaires chez Yes We Camp (alors que les salaires étaient identiques)